Pressebeitrag „E&P mit X-Rechnung“
PRESSEINFO vom 31.10.2024
Sta*Ware BusinessNavigator 3.0:
E-Rechnungen automatisiert erstellen, empfangen und verarbeiten
Die neue Version 3.0 der Büro- und Projektmanagement-Software (BMSP) BusinessNavigator E&P von Sta*Ware aus Starnberg kann jetzt E-Rechnungen im XRechnungsformat automatisiert erstellen, empfangen und verarbeiten. Die Software erfüllt damit alle ab 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben und rationalisiert Rechnungsprozesse.
Zum Jahresbeginn 2025 muss der Austausch von Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen in einem strukturierten digitalen Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Datenformat muss der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungslegung entsprechen und damit eine maschinelle und medienbruchfreie Rechnungsbuchung, ‑prüfung und ‑freigabe ermöglichen. PDF-Rechnungen sind für ab 2025 erbrachte Leistungen – mit einer Übergangsregelung bis Ende 2027 – nicht mehr zulässig. Die neuen Version 3.0 von BMSP-Software Sta*Ware BusinessNavigator E&P entspricht der E-Rechnungspflicht im vollen Umfang. Planer können damit E-Rechnungen im aktuell wichtigsten E-Rechnungsformat XRechnung gesetzeskonform empfangen und erstellen. Grundlage der XRechnung ist das XML-Standardformat UBL (Universal Business Language), das Sta*Ware BusinessNavigator E&P importieren und in den Versionen 2.1, 2.3.1 und 3.0.1 exportieren kann. Zusätzlich können Rechnungen im so genannten ZUGFeRD-Hybridformat CII (Cross Industry Invoice), das sowohl maschinenlesbare XML- als auch menschenlesbare PDF-Daten enthält, importiert werden.
Automatisierte Rechnungsprozesse rationalisieren Abläufe
Die neuen Rechnungsformate sind vollständig in den automatisierten Rechnungsworkflow des Sta*Ware BusinessNavigator E&P eingebettet: Ausgangsrechnungen werden wie bisher erstellt und nach der internen Prüfung und Freigabe vom Programm in eine XML-Datei umgewandelt, welche die XRechnungsdaten sowie gegebenenfalls eingebettete PDF-Dateien und andere digitale Anhänge enthält. Die XRechnung kann anschließend manuell oder automatisiert per E-Mail versandt werden. Alternativ ist auch eine Übermittlung der XRechnung zu Web-Services von Kunden vorgesehen. Eingangsrechnungen werden im XRechnungsformat eingelesen und entweder menügesteuert oder automatisch verarbeitet. Die importieren Rechnungsdaten werden in einer selbsterklärenden Maske mit allen aus der XRechnung ermittelten Datenfeldern übersichtlich aufgelistet. Mit der Datenübernahme wird automatisch auch der im Sta*Ware BusinessNavigotor E&P integrierte Eingangsrechnungs-Workflow gestartet. Dabei werden die ausgelesenen Informationen formal und inhaltlich geprüft und für die Rechnungsfreigabe vorbereitet, wobei gegebenenfalls auch bestellte Mengen und Preise abgeglichen werden. Über eine Vorkonfiguration in den Kundenstammdaten können all diese Schritte auch automatisiert werden, was Rechnungsprozesse zusätzlich rationalisiert. Unterstützt werden die Rechnungstypen (Teil-) Rechnung, Abschlagsrechnung, (Teil-)Schlussrechnung sowie Gutschriften. Eingangsrechnung im hybriden XML- und PDF-Format können weiterhin per OCR-Texterkennung analysiert und verarbeitet werden. Die XRechnungsdateien werden im Dokument-Management-System von Sta*Ware BusinessNavigotor DMS abgelegt, verwaltet und archiviert. Die revisionssichere Rechnungsablage und Archivierung folgt den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Weitere Informationen: Sta*Ware EDV Beratung GmbH, Moosstraße 16, D-82319, Starnberg, Tel.: 08151 / 18795 20, info@staware.com, www.staware.com
Abbildungen und Bildunterschriften
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((Abb. StaWare_E_Rechnung_1.jpg)): Zu den vielen Neuerungen der BMSP-Software Sta*Ware BusinessNavigator E&P 3.0 zählen das XRechnungsformat für ein- und ausgehende Rechnungen
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((Abb. StaWare_E_Rechnung_2.jpg)): Ein vorkonfigurierter Workflow für Eingangsrechnungen mit formaler und inhaltlicher Prüfung und Zahlungsfreigabe beschleunigt Abläufe
(Alle Abbildungen: Sta*Ware GmbH)
((Starnberg, 31.10.2024, 5064 Zeichen, Abdruck frei, Belegexemplar erbeten))
Hintergrund-Infos
Sta*Ware BusinessNavigator E&P: Die ganzheitliche Büro- und Projektmanagementsoftware für Ingenieure und Architekten Sta*Ware BusinessNavigator E&P ermöglicht effizientere Arbeitsabläufe, eine einfachere Informationsverteilung und Kommunikation, reibungslose Prozessabläufe und Auswertungen in Echtzeit. Zu den Besonderheiten zählen beispielsweise ein integrierter HOAI-Rechner mit detaillierter Abschlags- und Schlussrechnung, durchgängige Angebots- und Auftragsprozesse, individuelle Projektstrukturen mit Prozessen und Workflows, eine einheitliche und automatisierte Projektablage für alle Dokumente, E-Mails, Notizen, Vorgänge oder Aufgaben, ein Echtzeit-Reporting sowie ein Win-Client, eine App und ein Online-Portal für mobile Anwendungen oder die Einbindung externer Projektbeteiligter.
Sta*Ware GmbH: Die Sta*Ware EDV Beratung GmbH, mit Sitz in Starnberg, ist seit über 25 Jahren auf die Entwicklung und Implementierung kompakter und innovativer Unternehmenslösungen für den Mittelstand spezialisiert. Dazu werden die Bereiche Kundenmanagement (CRM), Unternehmensressourcen-Management (ERP), Projektmanagement, Dokumentenmanagement (DMS), E-Collaboration, Controlling und das Qualitätsmanagement in einem System vereint. Zu den Kunden gehören Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungsbehörden oder Unternehmensberatungsgesellschaften.
