Mayer Ingenieure GmbH

Auch auf den Software-Hersteller kommt es an

Mayer Ingenieure aus Böblingen haben sich auf den Tief- und Straßenbau spezialisiert. Mit ihrem Spezialwissen sind sie bei Städten und Gemeinden gefragt. Auch für BMSP-Softwarehersteller Sta*Ware aus Starnberg ist der Neukunde ein Gewinn. Als Beta-Tester sorgt das Ingenieurbüro für neue Impulse bei der Software-Entwicklung. Geschäftsführer Michael Mayer verrät, welche Vorteile das hat und warum es bei der Software-Auswahl auch auf den Hersteller ankommt.

Straßen, Kanäle und Wasserleitungen sind wichtige Lebensadern, ohne die Städte und Gemeinden nicht existieren könnten. Als Ingenieurbüro für den kommunalen Tief- und Straßenbau haben sich Mayer Ingenieure auf die langfristige Werterhaltung dieser Infrastruktur spezialisiert. „Wir sehen es als wichtige Aufgabe, diese wertvollen Anlagen zu erhalten und gemeinsam mit den Kommunen für die Anforderungen der Zukunft vorzubereiten“, erläutert Geschäftsführer Michael Mayer das eigene Selbstverständnis, das quasi zur „DNA“ des 1926 von Gottlob Mayer gegründeten Unternehmens geworden ist. Mit der Übernahme durch seine Enkel in dritter Generation Mark und Michael Mayer fokussiert sich das Ingenieurbüro auf die Planung und den Erhalt kommunaler Infrastruktur sowie die technisch-wirtschaftliche Beratung.

Sta*Ware Business Navigator E&P ersetzt mehrere Programme

Dabei kommen im Unternehmen spezielle Programme für die Konstruktion, Ausschreibung, Berechnung oder Simulation ebenso zum Einsatz, wie für das Management von Büro und Projekten. An 10 PC-Arbeitsplätzen wird die Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) Sta*Ware Business Navigator E&P eingesetzt, die kürzlich eingeführt, gleich mehrere Programme im Büro abgelöst hat. Neben einem Dokumenten-Management-System, einem E-Mail- und Terminmanagement-Programm wurde auch eine vorhandene BMSP-Lösung ersetzt.  „Leider konnte die Software unsere Prozesse nicht in der nötigen Detailtiefe abbilden. Deshalb haben wir uns notgedrungen für einen Wechsel entschieden“, kommentiert Mayer den Software-Umstieg. Damit begann für das Unternehmen ein längerer Auswahlprozess. Mayer erinnert sich noch gut an diese herausfordernde Phase, parallel zum laufenden Geschäftsbetrieb: „Unsere für die Büro-Organisation zuständige Mitarbeiterin hat zunächst unsere Prozessabläufe dokumentiert. Auf dieser Basis wurde eine Anforderungsliste für die neue BMSP-Software zusammengestellt. Dieses Pflichtenheft haben wir dann als Grundlage für unsere Marktrecherche genutzt“. Mithilfe eines Online-Produktvergleichs des IWW Instituts hat das Team von Mayer Ingenieure anschließend eine erste Vorauswahl getroffen. Zwei Programme kamen schließlich in die engere Wahl, erinnert sich Mayer: „Für den Sta*Ware Business Navigator E&P haben wir uns aus mehreren Gründen entschieden: Vor allem ist jetzt alles unter einem Hut – das Büro- und Projekt­management, das Dokumenten- E-Mail- und Terminmanagement. Außerdem können wir unsere Honorarangebote und ‑Rechnungen durchgehend erstellen und verwalten. Auf Anhieb überzeugt hat uns auch die durchgängige Vorgangssystematik sowie das Erstellen von individuell anpassbaren Prozessen und Aufgaben, inklusive Zeitbuchungen“. Sta*Ware Business Navigator E&P folgt dabei einem bewährten Konzept: Die Projektstruktur kann direkt aus dem Auftrag erzeugt werden. Auch die Aufgaben der einzelnen Leistungsphasen können automatisiert entsprechend der HOAI oder einem bürospezifisch festgelegten Ablaufschema aufgerufen werden. Diese vorgangsorientierte Arbeitsweise hat unter anderem den Vorteil, dass alles Schritt für Schritt dokumentiert und verbucht wird, so dass keine Leistung bei der Abrechnung vergessen wird.

Guter Support durch den Hersteller

BMSP-Software kauft man nicht von der Stange. Auch Sta*Ware Business Navigator E&P musste erst an die individuellen Büro- und Projektabläufe von Mayer Ingenieure angepasst werden – beispielsweise an die speziellen Aufgaben, Prozessabläufe, Vorlagen für Honorarangebote, Auswertungen oder Ausdrucke. Dabei war Mayer froh über den Hersteller-Support: „Bei der Software-Anpassung hat uns Sta*Ware tatkräftig unterstützt. So konnten wir schnell, effizient und produktiv mit der Software arbeiten. Auch mit dem Service des Unternehmens sind wir sehr zufrieden. Während der Geschäftszeiten ist stets ein persönlicher Ansprechpartner erreichbar und per Fernzugriff lassen sich Probleme schnell lösen. Da haben wir mit anderen Herstellern auch schon andere Erfahrungen gemacht. Kurze Reaktionszeiten sind aber sehr wichtig, wenn es eilig ist.“ Ein wichtiger Aspekt speziell beim Software-Umstieg war auch die Bestandsdatenübernahme, die das Ingenieurbüro ganz pragmatisch gelöst hat: „Wir haben uns für einen klaren Schnitt und damit für weniger Aufwand entschieden. Neue Projekte wurden mit dem neuen Programm bearbeitet und nur ausgewählte Dokumente alter Projekte wurden im Explorer-Format exportiert und eingelesen, was relativ reibungslos funktioniert hat.“ Auch für Softwarehersteller Sta*Ware ist der Neukunde ein Glücksfall. Mit seinem spezialisierten Praxis-Knowhow ist das Ingenieurbüro inzwischen nicht nur ein erfahrener Tester von Beta-Versionen, sondern auch ein wichtiger Impulsgeber für die Softwareentwicklung. So konnte beispielsweise die Prozess Engine, mit der Workflows und Aufgaben individuell erstellt und angepasst werden oder das Reporting Center für die Echtzeit-Auswertung, in einigen Punkten erweitert werden – zum Nutzen aller Anwender. Darin sieht Mayer eine klassische Win-Win-Situation: „Da wir immer an einer auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenen Weiterentwicklung der Software interessiert sind, uns aber auch freuen, wenn andere Anwender davon profitieren, ist die Zusammenarbeit für alle Beteiligten ein Gewinn.“

So wichtig wie CAD, AVA & Co.

Inzwischen ist Sta*Ware Business Navigator E&P ein ebenso wichtiges Bürowerkzeug wie CAD, AVA & Co. Auch die Akzeptanz der Mitarbeiter ist sehr gut. Mit dazu beigetragen hat wohl auch, dass sie am Software-Auswahlprozess beteiligt wurden, vermutet Mayer: „Beliebt ist das Programm insbesondere wegen der einfachen Zeiterfassung, der zentralen Verwaltung und automatischen Projektzuordnung von E-Mails oder der Möglichkeit, mobil per App auf wichtige Funktionen zugreifen oder Daten auf der Baustelle erfassen oder abgleichen zu können. Auch ein Homeoffice-Arbeitsplatz ist über eine VPN-Verbindung schnell eingerichtet.“ Mayer schätzt vor allem das Honorarmodul: „Für präzise Angebote können wir direkt auf die HOAI-Daten zurückgreifen, die anrechenbaren Kosten schnell ermitteln und das Angebot entsprechend der HOAI-Leistungsbilder, Leistungsphasen, Grundleistungen, besonderen Leistungen, Nebenkosten oder Zuschläge berechnen und anschließend als PDF per E-Mail versenden. Auch die projektübegreifende Echtzeit-Auswertung mit Vorausschau ist eine große Hilfe. So habe ich jederzeit den Überblick über einzelne Vorgänge, den Projektstatus in den einzelnen Leistungsphasen, über den Rechnungsstand, das Budget oder die Liquidität.“ Ein weitere Qualität, die Mayer an dem Programm schätzt, ist die Flexibilität: „Jedes Büro kann sich seine individuelle Lösung schaffen, die sich stetig weiterentwickelt und Unternehmen dabei unterstützt, Ihre jeweilige Fachkompetenz dem Kunden stets optimal anzubieten.“ Weitere Informationen: Sta*Ware EDV Beratung GmbH, Moosstraße 16, D-82319, Starnberg, Tel.: 08151 / 18795 20, info@staware.com, www.staware.com

Abbildungen und Bildunterschriften

Hintergrund-Infos

Sta*Ware Business Navigator E&P: Die ganzheitliche Büro- und Projektmanagementsoftware für Ingenieure und Architekten Sta*Ware Business Navigator E&P ermöglicht effizientere Arbeits­abläufe, eine einfachere Informationsverteilung und Kommunikation, reibungslose Prozessabläufe und Auswertungen in Echtzeit. Zu den Besonderheiten zählen beispielsweise ein integrierter HOAI-Rechner mit detaillierter Abschlags- und Schlussrechnung, durchgängige Angebots- und Auftragsprozesse, individuelle Projektstrukturen mit Prozessen und Workflows, eine einheitliche und automatisierte Projektablage für alle Dokumente, E-Mails, Notizen, Vorgänge oder Aufgaben, ein Echtzeit-Reporting sowie ein Win-Client, eine App und ein Online-Portal für mobile Anwendungen oder die Einbindung externer Projektbeteiligter.

Sta*Ware GmbH: Die Sta*Ware EDV Beratung GmbH, mit Sitz in Starnberg, ist seit über 20 Jahren auf die Entwicklung und Implementierung kompakter und innovativer Unternehmenslösungen für den Mittelstand spezialisiert. Dazu werden die Bereiche Kundenmanagement (CRM), Unternehmensressourcen-Management (ERP), Projektmanagement, Dokumentenmanagement (DMS), E-Collaboration, Controlling und das Qualitätsmanagement in einem System vereint. Zu den Kunden gehören Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungs­behörden oder Unternehmensberatungsgesellschaften.