DMS analog zu digital: Dokumentenmanagement im Mittelstand
Suchen Sie noch? DIE wichtige Email im unzugänglichen Postfach einzelner Mitarbeiter? DAS Dokument auf den unterschiedlichen Computern oder Festplatten in verschiedensten Versionen?
Oder verwalten Sie bereits? Mit einem Dokumentenmanagement-System archivieren Sie die wachsende Datenflut transparent, effektiv und nachhaltig.
Wie funktioniert DMS? Ein optimales DMS Dokumentenmanagement-System bietet den Überblick über alle verfügbaren Dateien. Per Knopfdruck können Word-Dokumente, PDFs, Audio-Dateien, Videos, Quellcodes, technische Zeichnungen, eingescannte Rechnungen, Angebote und weitere Dokumente angezeigt und sortiert werden.
Es ist eine intelligente Lösung zur Dokumentenverwaltung, die auch die automatisierte Verarbeitung von papiergebundenen Daten mit integrierter Texterkennung (OCR/ICR) kann.
Das DMS ermöglicht die Erstellung- und Bearbeitung, Organisation, Verwaltung, Archivierung, Recherchemöglichkeit, Schutz und Wiedergabe aller relevanten Dateien innerhalb eines Unternehmens oder Organisation.
Idealerweise steht das DMS System auch mobil für interne Mitarbeiter sowie über einen erweiterten Nutzerkreis auch Kunden, Lieferanten und externen Partnern zur Verfügung.
In einer zentralen Datenbank werden Dokumente mit Metadaten gespeichert, wie etwa Name des Autors, Abteilung, Titel, Datum, Kategorie oder Status. Durch die Suche nach diesen Eigenschaften können Dokumente schnell und einfach in einem System gefunden werden.
Für die physikalische Ablage der Dokumente steht neben einem Fileserver auch die Datenbank zur Verfügung, um die individuellen Zugriffsrechte besser steuern zu können. Beispielsweise ist eine frei definierbare Ablage/Pfad Definition möglich, so dass Verzeichnis-Rechte weiterhin nutzbar sind.
Welche Ziele verfolgt ein DMS?
- Dokumente sind zentral gespeichert, geordnet abgelegt und schnell auffindbar
- Steuerung der Zugriffe über individuelle Berechtigungen
- Zugriff auf Dokumente benutzerfreundlich verbessern
- Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens wird optimiert – jeder weiß, wer wann, woran arbeitet: die Produktivität wird gesteigert.
- Revisionssichere und gesetzeskonforme, elektronische Archivierung
Welche Vorteile bietet ein DMS?
- Höhere Effizienz
- Produktivität
- Transparenz
- Reduzierung der Kosten
- Datensicherheit und Compliance
- Schutz und Zukunftssicherheit eines Unternehmens
Einführung eines DMS
Ein DMS verändert die Arbeitsweise und Informationsnutzung, die Organisation im Unternehmen und deren Anwender. Vom Management bis zur Aushilfe unterstützt ein DMS alle Anwender, vorhandene Informationen konsequent und systematisch zu speichern, diese zu pflegen und somit effektiv zu nutzen.
Durch den vollständigen oder teilweisen Ersatz von Papierdokumenten und Aktenordnern erfolgt vom Anwender ein Wissenstransfer auf ein elektronisches System, auf das auch nach Jahren ein Zugriff möglich ist. Strukturierte Prozesse lassen sich dadurch automatisieren und nachhaltig umsetzen. Um die Vorteile eines DMS durchgehend zu gewährleisten, ist ein kompetentes Training und die Betreuung der Mitarbeiter während der Einführung und Umsetzung eines DMS zu empfehlen.
Digitales DMS ist langfristig umweltschonend, für die Herstellung von 1 Blatt Papier werden 10 Liter Wasser benötigt (Studie von ecosio).
Sta*Ware DMS
Ziel von Sta*Ware BusinessNavigation ist die reibungslose, umfassende und bereichsübergreifende elektronische Abwicklung und Steuerung der Unternehmensabläufe.
Sta*Ware DMS kann als unabhängige Lösung eingesetzt oder zu anderen Sta*Ware Lösungen wie CRM, ERP, Projektmanagement als Baustein hinzugefügt werden, um alle Geschäftsprozesse und Daten eines Unternehmens sicher in einem System abzubilden.
Für ein Stand-Alone DMS-System sind entsprechende Schnittstellen im Unternehmen notwendig, um diese elektronische Abwicklung effektiv zu gewährleisten und die Kommunikation mit anderen Systemen sicherzustellen.
