Business Prozesse von unterwegs mobil steuern

Webinterfaces und Apps erfüllen mehr, als nur mobiles Arbeiten. Wie Kunden Business Prozesse auch mobil effizient nutzen, erörtert Christian Paucksch in einem Interview am 04. März 2015.

Christian Paucksch ist Geschäftsführer des Starnberger Softwareherstellers Sta*Ware GmbH, der mit seiner Lösung InfoCenter eine CRM– und ERP-Lösung bereitstellt, die auch Business Prozesse abbildet. Mit Entwicklung des Webinterfaces und der Android- und iOS- App stellte sich die Frage, welche Funktionen werden für welche Zugangsart benötigt, um einerseits dem Business Prozess und der Effizienz Rechnung zu tragen, aber auch die Anwenderfreundlichkeit zu sichern.

Frage: E-Mails, Termine und Kontakte unterwegs dabei zu haben, ist schon seit Jahren üblich. Welche Vorteile bringen neue Apps und Zugriffe über Webinterfaces auf Anwendungen, wie CRM und ERP?
Antwort: Ein Business-Prozess besteht aus mehr als E-Mails, Terminen und Kontakten. In unserer Softwarelösung InfoCenter haben wir neben den üblichen CRM– und ERP-Daten auch Workflows abgebildet, die je nach Kunde unterschiedlich aussehen und deren Arbeitsweisen wiederspiegeln. Nehmen Sie z.B. einen typischen Vertriebsablauf, der einen Interessenten zum Kunden werden lässt. Hier kann der Vertriebsmitarbeiter vor Ort beim Interessenten Daten aufnehmen und an den Account Manager direkt von unterwegs weiterleiten, ohne dass eine E-Mail geschrieben werden muss, da die Daten direkt in die Datenbank übertragen werden. Das verringert nicht nur die E-Mail-Flut, sondern spart auch Zeit. Ferner hat man weltweit den gleichen Datenbestand, das eine aktuelle Übersicht auf die korrekten Daten bedeutet.

Frage: Es gibt verschiedene Möglichkeiten diesen direkten Zugriff auf die firmeninterne Datenbank zu realisieren. Welche Vor- und Nachteile haben die jeweiligen Möglichkeiten?
Antwort: Wir setzen auf einen Zugriff per Webinterface und haben für Android und iOS Apps entwickelt. Beides setzen auf einen Webservice auf. Der größte Unterschied ist die Bildschirmgröße der jeweiligen Geräte, mit denen man mobil arbeitet. Ein Smartphone ermöglicht nicht die Darstellung einer größeren Tabelle, wie sie per Webinterface dargestellt wird. Daher muss man als App-Hersteller auch überlegen, welche Funktionen sind wirklich nötig. Wir haben uns dafür entschieden, die Grenze da zu ziehen, wo der Mitarbeiter den Großteil seiner Arbeit verrichtet. Dies sind für uns neben E-Mail-Schreiben, Terminkalender und Dokumentenansicht, das Ändern von Aufgaben / Vorgängen im Bereich Status, Wiedervorlage und Sachbearbeiter. Die Erstellung von Aufgaben und das Hochladen von Dokumenten werden dagegen zusätzlich im Webinterface abgedeckt.

Frage: Wie sorgen Sie für die Datensicherheit beim mobilen Arbeiten?
Antwort: Eine der größten Gefahren ist der Verlust eines mobilen Endgerätes. Dort muss zum einen der normale Geräteschutz per Passwort gegeben sein, auf den wir aber keinen Einfluss haben. Der betroffene Mitarbeiter kann aber mit einem kurzen Anruf bei seinem Administrator den Zugriff seines Gerätes auf die Datenbank sperren lassen, was sehr schnell mit einem Klick für den Administrator möglich ist. Zur Sicherheit bei der Datenübertragung setzen wir auf SSL / HTTPS Verschlüsselung.